Profesjonalny system POS do gastronomii – na co zwracać uwagę przy zakupie?

W 2019 r. trudno sobie wyobrazić zarządzanie lokalem gastronomicznym za pomocą kartki papieru. Cyfrowa transformacja, znana z innych branż, coraz mocniej zmienia również krajobraz sektora HORECA. Automatyzacja procesów zarządczych oraz obsługi klienta potrafi przynieść duże oszczędności, zarówno czasu jak i pieniędzy, natomiast nie sposób skorzystać z jej benefitów, bez inwestycji w odpowiedniej klasy narzędzia. Zanim jednak wydamy pieniądze na profesjonalny system POS do gastronomii, warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii.

Jeżeli stoicie właśnie przed decyzją o wyborze wspomnianego systemu, przed Wami nie lada wyzwanie. Na rynku polskim działa bowiem duża grupa dostawców (np.: Ristorio, Nomee, ABS POS, Storyous, POSbistro, FoodSoft ePos, go POS), natomiast na rynkach zagranicznych jeszcze większa (np.: USA – Upserve, Cake POS, Revel POS, Clover). Jak zatem poradzić sobie z wyborem tego najbardziej odpowiedniego? Wstępną weryfikację dostawcy ułatwi Wam poniższa „check-lista”.

1. Dostępne funkcje systemu
Współczesne systemy POS potrafią niemal wszystko. Przede wszystkim pomagają w zarządzaniu sprzedażą (np.: generowaniu raportów sprzedażowych, wystawianiu faktur, obsłudze różnych metod płatności), obsłudze klienta (np.: rezerwacja stolików, dzielenie rachunków, komunikacja sali z kuchnią) oraz zarządzeniu personelem i magazynem (np.: zarządzanie towarami i stanami magazynowymi). Szkopuł w tym, żeby przy wyborze systemu dopasować jego możliwości do wielkości naszego lokalu, a także ilości pracowników oraz obsługiwanych gości. Nie znajduje żadnego uzasadnienia biznesowego kupowanie przysłowiowego „kombajnu”, gdy potrzebujemy tylko motyki. Naprawdę nie warto przepłacać za modne „bajery” i „wodotryski”, z których nigdy nie skorzystamy.

2. Rozbudowany moduł analityczny
To właściwie jedna z funkcji systemów POS, natomiast na tyle ważna, że poświęcam jej osobny podpunkt. Bez rozbudowanego i działającego w czasie rzeczywistym modułu analizującego i raportującego wyniki sprzedaży nie warto inwestować w tego typu rozwiązanie. Dopiero dostęp do takich danych jak np.: średnia wartość przychodów generowanych przez konkretne stoliki, sekcje i/lub pracowników, średnia liczba i wartość zamówień, liczba najczęściej zamawianych pozycji z menu, średni czas realizacji zamówienia, pozwoli Wam na znaczne zwiększenie efektywności zarządzania lokalem

3. Poziom intuicyjności systemu
W XXI wieku dobry UX („user experience”) to podstawa, natomiast zdarzają się ciągle systemy, które są relatywnie trudne w obsłudze. Takich „tworów” unikajcie jak ognia, bo generują dodatkowe koszty. Niska intuicyjność wydłuży bowiem proces nauki obsługi systemu przez personel, a także wygeneruje dużą liczbę błędów. Ich poprawienie zabierze cenny czas, a ten w gastronomii jest z reguły na wagę złota.

4. Poziom bezpieczeństwa systemu
Kwestia szalenie istotna ze względu na restrykcyjne przepisy dot. ochrony danych osobowych (RODO) oraz rosnącą z roku na rok liczbę cyberprzestępstw. W tym momencie standardem jest raczej unikanie zapisywania danych bezpośrednio na urządzeniach (np.: tabletach). Przechowuje się je w szyfrowanych chmurach zewnętrznych, dzięki czemu są zabezpieczone przed zniszczeniem i kradzieżą.

5. Możliwość łatwej rozbudowy systemu oraz integracji z innymi urządzeniami
Wybierając system POS nie kierujcie się tylko i wyłącznie obecnym poziomem rozwoju Waszego biznesu. Pomyślcie też proszę o przyszłości. Czy, w razie szybkiego rozwoju lokalu, wybrane oprogramowanie będzie w stanie go obsłużyć (np.: łatwo zwiększając liczbę użytkowników oraz obsługiwanych urządzeń)? Czy będzie można je sprawnie zintegrować z innymi urządzeniami (np. wyświetlaczami KDS) lub systemami zewnętrznymi (np.: do obsługi programu punktowego)? Wybór tańszego systemu, któremu brakuje takich możliwości, za kilkanaście miesięcy może okazać się pozorną oszczędnością, gdy przyjdzie go wymieniać na inny lub słono płacić za zwiększenie funkcjonalności.

6. Mobilny charakter systemu
Dobrej klasy system umożliwia osobom zarządzającym swobodny oraz szybki dostęp do danych z poziomu dowolnego urządzenia mobilnego (tabletu lub smartfonu). Ponadto powinien mieć również mobilny charakter z punktu widzenia obsługujących go pracowników. W 100 proc. stacjonarny system POS, który nie daje możliwości podłączenia do niego urządzeń mobilnych obsługi kelnerskiej, to skrajny przeżytek. Zapisywanie zamówień na karteczkach lub notesikach zdecydowanie spowalnia proces obsługi klientów w lokalach z dużym ruchem.

7. Możliwość przetestowania systemu przed zakupem
Wybierając system nie polegajcie wyłącznie na materiałach marketingowych oraz rozmowach z przedstawicielami dostawców. Tylko rozbudowane demo lub kilkudniowy (bezpłatny) trial pozwoli na sprawdzenie, czy na pewno dany system jest dopasowany do specyfiki Waszego lokalu. Od razu uczulam jednak, by podejść do tego solidnie. Szybkie, bezrefleksyjne „przeklikanie, bez zaangażowania do testów pracowników (którzy de facto będą głównymi użytkownikami systemu), zwiększa ryzyko podjęcia błędnej decyzji.

8. Dostępność profesjonalnego wsparcia technicznego
Awarie zdarzają się nawet w przypadku najdroższych i najbardziej zaawansowanych systemów. Warto więc sprawdzić przed wyborem dostawcy, jaki poziom wsparcia technicznego gwarantuje. Czy wsparcie jest dostępne 24/7, czy też tylko w dni robocze, w godz. 9-17? W jaki sposób możemy zgłaszać awarie (chat, e-mail, telefon)? Czy konsultanci dostawcy mają przynajmniej podstawowe rozeznanie w specyfice biznesu gastronomicznego? Warto mieć z tyłu głowy, że gdy system POS ulegnie awarii, musicie zgodnie z prawem wstrzymać sprzedaż, do momentu usunięcia problemu.

9. Doświadczenie i historia rynkowa dostawcy
Zwróćcie uwagę na to, jak długo Wasz dostawca jest na rynku. Poszukajcie opinii innych klientów na forach i grupach branżowych. W ten sposób najłatwiej uniknąć wyboru systemu od tzw. „firmy-krzak”. Pamiętajcie proszę, że gdy Wasz dostawca „zwinie” się niespodziewanie z rynku, to Wy zostaniecie na lodzie, z nieaktualizowanym systemem oraz brakiem wsparcie technicznego. Trzeba będzie wtedy na gwałt szukać nowego dostawcy, ponosząc po raz kolejny koszty kolejnego wdrożenia (tj.: nauczenia pracowników pracy na nowym systemie).

10. Cena
Niska cena nie zawsze czyni cuda. Na system POS trzeba patrzeć jak na samochód, tj.: oprócz ceny zakupu ważne są również koszty jego wdrożenia (np.: przeszkolenia pracowników, zakupu dodatkowych urządzeń) oraz utrzymania. Obecnie najbardziej atrakcyjne cenowo na rynku są przeważnie systemy dostępne jako SaaS (sofware as a service), gdzie płacimy stały miesięczny abonament, którego wysokość zależy od wybranego lub wynegocjowanego pakietu. Warto zawsze bardzo dokładnie analizować oferty konkurencyjnych dostawców, bo pozornie atrakcyjna (niższa cena) pakietu może być powodowana brakiem wielu funkcji albo ograniczeniem liczby obsługiwanych urządzeń, transakcji lub „userów”.

Skorzystanie z powyższej „check-listy” nie zagwarantuje Wam rzecz jasna sukcesu, natomiast w dużej mierze ograniczy możliwe ryzyko. Mam też cichą nadzieję, że zmotywuje Was do procesowego, a więc opartego na danych, a nie samej intuicji, sposobu wyboru dostawcy systemu POS dla Waszego lokalu. Na koniec pozwolę sobie jeszcze dodać 2 ostatnie wskazówki. Po pierwsze, zagwarantujcie sobie odpowiednią ilość czasu na podjęcie decyzji i koniecznie zaangażujcie pracowników, przynajmniej na etapie spisywania oczekiwań względem systemu, a następnie na etapie testów. Po drugie, nie zapominajcie że wybór nawet najlepszego systemu to dopiero pierwszy krok do sukcesu. Drugi krok to szkolenie pracowników oraz konsekwentne wykorzystywanie możliwości systemu w codziennej pracy. Tu mam na myśli przede wszystkim moduł do analizowania sprzedaży. Oby nie stało się z nim tak, jak z Google Analitics zainstalowanym na stronach wielu polskich MŚP. Niby mamy zainstalowany system, ale tak naprawdę to nikt tam za często nie zagląda.

Ps. artykuł ukazał się w magazynie Biznes Restauracje & Catering nr 4(27)/2019 sierpień-wrzesień 2019.

Logo Jacek Lipski

Spodobał ci się wpis? Doceń autora „lajkiem”!



Nie chcesz przegapić kolejnych wpisów? Zapisz się na newsletter.

Podobne wpisy:

  1. „Zabójczo skuteczne treści internetowe. Jak przykuć uwagę internauty?” Gerry McGovern

Jacek Lipski

Ekspert ds. strategii marketingowych dla MŚP w B&L Consulting. Mentor w AIP Lublin oraz współautor e-booka "Lubelskie Startupy 2015". Poprzednio Social Media & Account Manager w agencji reklamowej Vena Art, specjalista ds. komunikacji marketingowej w Żagiel S.A, oraz asystent ds. komunikacji wewnętrznej w Vattenfall Distribution Poland. Po godzinach pasjonat "creative writing", polskich kryminałów i koszykówki.